RFQ RFP RFT RFI을 일목요연하게 정리해 보겠습니다.
구매업무를 시작하게 되면서, 배워야 하는 일도 많고 알아야 하는 일도 많습니다. 여러 가지 플로우나 과정들이 있지만, RFQ, RFP, RFT, RFI 업무를 시작하는 경우가 많을 듯 해서 정리를 해보겠습니다.
저는 이렇게 템플릿을 갖고 시작하는 업무는 구매과정 일체를 공정하게 처리하는 것이 최종 목표일지도 모르겠다는 생각을 해봅니다. 구매하려는 품목이나 서비스의 목적을 명확히 하고 이에 맞게 견적을 작성하여 제출하는 것이지요.
이런 구매나 소싱 프로세스를 공정하게 처리하려면 프로세스 중에서도 널리 사용되는 언어들을 알아야 할 것입니다. 이 중에서 제일 많이 사용되는 용어가 Request for information(RFI), Request for proposal(RFP), Request for tender(RFT), Request for quotaiton(RFQ)입니다.
Request For Information (RFI):
RFI는 공급업체 소싱 프로세스(Supplier sourcing process)의 첫 번째 단계입니다. RFI(정보 요청서)는 특정 상품 또는 서비스 조달을 위해 잠재적 공급자로부터 정보를 수집하는 공식적인 프로세스입니다. RFI양식은 일반적으로 구매자가 작성하여 잠재적 공급업체에게 보내도록 되어 있습니다. RFI로 공급업체에 연락하는 것은 생산 능력 및 프로젝트에 필수적이라고 생각하는 기타 정보를 제공하도록 요청하는 것입니다. 일반적으로 특수가공능력이나, 최대생산량(max capaicity), 기계(equipment), 자원(materials), 기술&생산인원(resources) 등을 얼마나 보유하고 있는지를 가늠하는 방법이 됩니다. 즉 구매하려는 제품이나 서비스가 어떤 것인지는 알고는 있지만, 공급업체로부터 추가 정보가 필요할 때 사용됩니다.
RFI에 포함하여야 할 사항들.
- 목차(Table of contents)
- RFI 소개 및 목적(Introduction and purpose of the RFI)
- RFI의 범위(Explanation of scope)
- 약어 및 용어(Abbreviations and terminology)
- 작성해야 할 양식(Template to complete)
- RFI 이 후 단계에 대한 정보 예)RFP 혹은 RFQ(Details of next steps - RFP or RFQ)
Request For Proposal (RFP):
RFP(제안 요청서)는 프로젝트나 공사 등을 발표하고 설명하며 시공이나 프로젝트 완료를 위해 자격을 갖춘 업체들로부터 입찰 승낙을 구하는 대표적인 구매 절차의 양식(template) 중 하나입니다. 다양한 생산자(manufacturer, fabricator), 공급자(supplier)로부터 입찰, 구매에 대한 제안서를 받을 수 있으며, 이 과정을 통해 구매담당자도 직접적이든, 간접적이든 많은 것을 배우는 것이 사실입니다. 구매 관련 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. RFP는 주로 프로젝트(project task)에 대한 솔루션을 찾는 데 사용됩니다.
- 특정제품이나 서비스를 구매할 의사가 있음을 여러 잠재적 공급자에게 알린다.
- 접수한 제안을 비교할 수 있도록 선택한 공급업체들로부터 동일한 양식으로 제출을 받는다. 양식을 사전에 배포
- 대내외에 공식적이고 공정한 프로세스가 있음을 확인시켜줄 수 있다.
RFQ에 포함하여야 할 사항들.
- 목차(Table of contents)
- 비밀유지 계약서(Confidentiality or non-disclosure agreement)
- 고객과 프로세스테 대한 기본정보(Basic information about the client and the process)
- 프로젝트의 범위(Extent and scope of the project)
- 요구되는 시공 및 프로젝트 기간정보(Proposed time frame)
- 상세설계 및 요구사항(Detailed design information and requirements)
- 거래조건(Commercial requirements)
- 예산범위(Budget)
- 평가지표 및 핵심사항(Evaluation and award criteria)
- 기타 지시사항(Submission instructions)
Request For Tender (RFT):
RFT(입찰 요청서)는 공급업체에 대한 공개입찰요청(open invitation)으로, 일반적으로 봉인된 입찰로 잘 구성된 형식으로 제안을 보내도록 요청합니다. 품질(quality)과 가격(pricing) 면에서 최고 품질의 제품이라기보다는 원하는 적정한 품질의 제품을 공급해달라는 청원입니다. 적정한 품질이라는 것은 품질에 따라 단가가 달라 질 수 있기에 구매에서는 공급받기를 원하는 제품이 최고, 적정, 최저 품질 중 어떤지도 확인하여야 합니다. 또한 입찰은 프로젝트에 입찰하거나 공식 제안을 수락하도록 초대하는 것입니다. 입찰은 정부와 금융 기관뿐만 아니라 더 광범위하게 공공 부문에서 일반적으로 사용되는 프로세스입니다. "입찰"은 공급업체 또는 공급업체가 정해 기한까지 대규모 프로젝트(commercial project)에 대한 입찰을 제출하는 프로세스를 설명하는 데 사용되는 용어입니다. RFT 문서는 제품 및 가격에 관한 모든 의문 사항들을 일목요연하게 정리하는 데 도움이 됩니다.
Request For Quotation (RFQ):
견적 요청서(RFQ)는 제일 빈번하게 사용되는 양식입니다. 회사 또는 공공 기관(public entity)이 특정 제품 또는 서비스 구매를 위해 공급자에게 견적을 요청하는 비즈니스 프로세스입니다. 일반적으로 구매해야 하는 물품을 잘 알고 있는 경우이며 공급업체가 제품의 사양등 요구되는 내용에 대해서 가격(pricing), 납기(lead time), 품질(quality), 결제조건(payment term), 보증조건(warranty), 운송(delivery term) 등이 필요할 때 사용합니다. 공급자 또는 생산자가 특정 제품/서비스/프로젝트에 대한 상세한 제안서를 제출할 때 사용합니다. 구매자는 여러 견적을 받은 후 견적된 품질과 가격에 따라 어디로부터 공급받을지 최종 결정을 내립니다.
- 견적 요청서(RFQ)는 공급업체 및 하도급업체에게 프로젝트 또는 생산 공급해야 할 제품의 견적을 제출할 때 사용되는 경쟁 입찰 문서입니다. RFQ는 표준화되었거나 반복적인 수량으로 생산되는 소싱 제품에 적합합니다.
- 기술 사양과 거래 조건의 모든 요구사항을 제공해야 합니다. 때때로 RFQ는 선정된 공급업체가 더 자세한 가격 견적을 제공하도록 RFP를 우선 진행하고 이후에 사용하는 경우도 많이 있습니다.
결론적으로 RFI, RFP, RFT 및 RFQ는 성공적인 구매절차를 진행하기 위해 개별적으로 또는 조합하여 사용할 수 있다고 생각합니다.