구매팀(procurement team)과 미지급금(Account Payable) 일치의 장점

 

국내에서는 보통 자재나 서비스를 조달하는 부서를 구매팀이라고 합니다. 그리고, 재무팀(재경팀)이라고 하죠. 해외에서는 부서들이 Soucing dept. Procurment dept로 보통 나누어지며, 공급업체에서 발행한 인보이스를 관리하며 지불일정을 조절하는 Account Payable팀이 별도로 있는 것이 일반적입니다. Account Payable팀을 일반적을 AP팀이라고 합니다.  

 

Positive Working Capital

일반적으로 공급업체들은 결제 조건에 결제기한이 있으며, 때때로 조기 결제 시에는 결제대금에서 적정한 % 만큼 할인을 하고 지불 받는 경우가 많습니다. 구매팀과 AP팀이 밀접하게 연계될 때 이러한 할인을 받을 가능성이 크게 높아집니다. 업체와 협상할 때 할인이 실제로 달성 될 수 있도록 AP팀이 일반적으로 AP현황(aging, overdue)와 금액 등을 구매팀에 알려야 합니다. 할인이 협상 되면 구매부서는 AP팀에 조건을 전달하고 성공적으로 할인을 받을 수 있도록 촉진해야 합니다.

 

Sourcing

소싱은 전통적으로 구매작업이지만 AP팀이 프로세스를 촉진하고 개선할 수 있는 방법이 있습니다. AP팀은 구매에 사용할 수 있는 예산에 대한 심층적인 통찰력으로 협상을 촉진할 수 있습니다. 또한 AP팀은 공급업체의 재무 또는 회계 팀과 협력하고 문제를 표시하는 것이 어떤 것인지에 대한 정보를 제공할 수 있습니다.

 

Spend Analytics

CFO는 더 나은 의사 결정을 촉진하고 현금 흐름 상태를 정확하게 예측하기 위해 데이터에 의존합니다. 주문, 승인 및 지불을 담당하는 사람으로서 구매 및 AP팀모두 경험을 기반으로 구매-지불 프로세스에 대한 정성적 데이터를 제공함으로써 보다 명확한 그림을 그리는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 정보는 ERP 또는 P2P 플랫폼에서 이미 사용 가능한 데이터에 대해 자세히 설명하는 데 도움이 됩니다.

 

Supplier Relationship Management

회계에서 AP와 구매 별개의 기능을 가질 수 있지만 공급업체는 이 두 부서를 단일 개체로 봅니다. 구매 대 미지급금 사고방식을 유지하기보다는 공통의 목표를 향해 작업하면서 두 기능이 통합되는 것이 중요합니다.

구매 및 AP팀은 공급업체와의 상호 작용에 대해 서로 지속적으로 소통하고 업데이트해야 합니다. 모든 잠재적인 문제는 즉시 표시되어야 하며 구매부서는 검토 회의에서 AP팀의 어떤 피드백이라도 무시해서는 안됩니다.

 

 

Tactics to Achieve Procurement and AP Alignment

구매-지급금 정렬이 효율적인 구매-지불 프로세스를 실현하는 데 중요한 역할을 한다는 사실을 알게 된 지금, 조직 내에서 이러한 시너지 효과를 달성하기 위해 어떤 조치를 취할 수 있습니까? 다음은 미지급금(accounts payable), 구매(procurement), 회계(accounting) 및 기타 공급망(other critical pieces of the supply chain)의 중요한 부분을 조정하는 데 도움이 되는 4가지 검증된 전술입니다.

 

Common goals

전통적인 구매메트릭(procurement metrics)에는 구매 주기 시간(procurement cycle time), 비용 절감(cost savings) 및 공급업체 품질 평가(supplier quality rating)이 포함됩니다. AP팀은 인보이스 승인 시간, 인보이스 프로세스 비용 및 받은 할인을 포함한 목표를 향해 노력합니다. 대부분의 조직에서 이 두 기능은 별도의 개체로서 자체 목표를 위해 노력합니다.
전략을 세울 때 구매 및 AP팀은 공통 목표 및 숫자지표에 동의해야 합니다. 이러한 사항이 결정되면 두 기능 모두 전체 P2P 프로세스에서 개선 기회를 식별하는 방법이 있습니다.

 

Technology Stack

구매 및 AP팀이 공통 목표에 동의하면 다음 단계는 목표를 향해 작업하고 진행 상황을 함께 추적할 방법을 찾는 것입니다. 이러한 상황에서 많은 회사들은 이를 처리하기 위해 구매-지불 자동화 플랫폼을 선택합니다. 이러한 플랫폼은 구매 및 AP팀의 각 자 자료에 대해 투명하게 제공하고 KPI 및 관련 메트릭에 수립된 광범위한 공동 목표에 대한 현황을 확인 할 수 있습니다. 

특히 데이터에 대한 협업은 두 기능이 절감된 비용과 잠재적인 개선 기회에 대한 통찰력을 얻는 데 도움이 됩니다. 하나의 데이터 소스를 공유하는 것은 또한 커뮤니케이션과을 원활하게 해주기 때문입니다.

Culture/Team Building

많은 조직이 조직 내 문화의 중요성을 간과하는데, 복리후생(Beyond benefits) 및 보상(compensation) 외에도 고용을 유지(employee retention)하고, 성과(performance)를 올리고 새로운 구매 및 AP 인재를 유치할 수 있는 다양한 요소가 있습니다.

사실 아직까지도 많은 회사에서 구매와 AP팀은 문제가 발생하지 않는 한 소통이 많지는 않습니다. 공급업체를 다루고 데이터를 만들어내며 성과를 확인할 때 조직에 힘을 내어 줄 수 있는 강력한 원동력인데도 말이죠. 팀끼리 정기적이든 비정기적이든  식사, 회식, 팀빌딩 모임과 같은 단순한 것이라도 지속하면 서로 다른 부서라도 소통이 훨씬 원활해 질 수 있다고 생각합니다.